In deze privacyverklaring lees je hoe Bureau Meanders met persoonsgegevens omgaat. Je kunt via deze link de verklaring ook downloaden.

0. Algemeen

Bureau Meanders (hierna: het Bureau) omvat de counseling-praktijk van Chris Elzinga, gericht op persoonlijke groei en ontwikkeling van cliënten.
Het Bureau omvat ook de begeleiding die Chris Elzinga als leraar binnen de Ridhwan-school aan studenten geeft; dit is een spirituele school gericht op realisatie van de essentie van mensen en het kunnen leven vanuit die essentie.
Vanuit het Bureau geeft Chris Elzinga ook trainingen op beide terreinen.

Bureau Meanders staat bij de Kamer van Koophandel ingeschreven te Haarlem, onder nummer 34101187.
Adresgegevens: Koppestokstraat 63, 2014 AN Haarlem.
Telefoonnr. 06 15474998. E-mail info@meanders.nl. Website: www.meanders.nl.

Mocht je vragen of andere opmerkingen hebben over deze verklaring, neemt gerust contact op via telefoon of per e-mail.

  1. Toepassing

Deze privacyverklaring is van toepassing op de volgende natuurlijke personen van wie het Bureau persoonsgegevens verwerkt:
a. (Potentiële) cliënten van de counselingpraktijk
b. (Potentiële) studenten van de Ridhwan-school
c. Deelnemers aan trainingen en andere groepsbijeenkomsten
d. Alle overige personen die met het Bureau contact opnemen of van wie het Bureau persoonsgegevens bijhoudt.

  1. Verwerking van persoonsgegevens

Het Bureau verwerkt de volgende persoonsgegevens:
a. Contactgegevens en (indien van toepassing) de hulpvraag die zij hebben.
Betrokkenen verstrekken deze gegevens als ze contact opnemen met het bureau: telefonisch, via e-mail of via het contactformulier op de website.
b. Gegevens die betrokkenen verstrekken via het intakeformulier.
Hierin wordt gevraagd wordt naar de hulpvraag, de algemene leefsituatie (opleiding, werk, gezinssituatie, gezondheid) en naar belangrijke momenten in iemands leven, die betrekking hebben op de hulpvraag.
c. Geanonimiseerde gegevens van website-bezoeken.
Tijdens bezoeken van betrokkenen aan de website van het Bureau verzamelt Google Analytics geanonimiseerde gegevens over welke pagina’s bezocht worden en (per pagina) de duur van het bezoek.

  1. Opslag van persoonsgegevens

De gegevens worden als volgt opgeslagen:
a. E-mail-correspondentie: a) op servers van Google, in Gmail, en b) lokaal op de computer van het Bureau, in Outlook.
b. Contactinformatie die via het contactformulier van de website worden ingevuld staan op de server van Walter Kort, webdesign en – beheer.
c. Persoonlijke gegevens worden opgeslagen op de harde schijf van de computer, waarvan regelmatig backups worden gemaakt om te voorkomen dat data verloren gaan.
d. De gegevens die Google Analytics verzamelt staan op de servers van Google.
e. Het Bureau gebruikt MailChimp, waarmee het Nieuwsbrieven maakt en verspreidt. Het gaat alleen om de naam van betrokkenen en het e-mailadres; de gegevens staan op de server van MailChimp.

  1. Doeleinden verwerking

Het Bureau verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a. Het onderhouden van contact i.v.m. het maken van afspraken, het versturen van facturen en het voeren van correspondentie. (Contactgegevens)
b. Het uitvoeren van de werkzaamheden: counselinggesprekken, begeleidingsgesprekken van Ridhwan-studenten en trainingen. (Het intakeformulier en notities n.a.v. de gesprekken en trainingen).
c. Het versturen van digitale Nieuwsbrieven naar mensen die daar belangstelling voor hebben. (MailChimp)
d. Het verbeteren van de website. (Google Analytics)

  1. Rechtsgrond

Het Bureau verwerkt persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:
a. Toestemming de betrokkene. Deze toestemming kan altijd weer worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking.
b. Vanwege de werkzaamheden die voortvloeien uit de counselinggesprekken en de Ridhwan begeleidingsgesprekken en de trainingen.
c. Een gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van contactgegevens voor het versturen van uitnodigingen, facturen en het maken van afspraken.

  1. Persoonsgegevens delen met derden

Het Bureau verstrekt uitsluitend persoonsgegevens aan derden als dat nodig is voor de counselinggesprekken, begeleidingsgesprekken van Ridhwan-studenten en trainingen. Of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Als sprake is van delen van persoonsgegevens met derden, gebeurt dat altijd in overleg met betrokkenen.

  1. Doorgifte buiten de EER

Het Bureau geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, gebeurt dit altijd in overleg met de betrokkenen.

  1. Bewaren van gegevens

Het Bureau bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Het Bureau hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:
a. Persoonlijke gegevens die gebruikt zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden (counselinggesprekken, begeleidingsgesprekken met Ridhwan-studenten): 7 jaar na het laatste contactmoment.
b. Financieel-administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens, i.v.m. de regels van de belastingdienst.
c. MailChimp: maximaal 1 jaar nadat de betrokkene heeft aangegeven geen Nieuwsbrieven meer te willen ontvangen.
d. Website: maximaal 1 jaar nadat contactgegevens zijn ingevuld.
e. E-mail: maximaal 2 jaar na ontvangst van de e-mails.
f. Google Analytics: de geanonimiseerde gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen Google Analytics.

  1. Beveiliging

Het Bureau maakt geen fysieke kopieën van persoonsgegevens. De persoonsgegevens zijn dus alleen digitaal opgeslagen:
a. Persoonsgegevens zijn in een apart domein op de lokale computer opgeslagen en met wachtwoorden en andere beveiligingssoftware beveiligd.
b. Gevoelige persoonsgegevens zijn op de lokale computer in een digitale kluis opgeslagen. Dat geldt ook voor de backups.
c. Voor zover de gegevens op servers van derden zijn opgeslagen (E-mail, Website, MailChimp, Google Analytics) zijn deze alleen via de software van deze partijen toegankelijk en via wachtwoorden en andere maatregelen beveiligd.

  1. Wijzigingen privacystatement

Het Bureau kan deze privacyverklaring altijd wijzigen. Een actuele versie van deze verklaring wordt op de website van het Bureau gepubliceerd.

  1. Rechten, vragen en klachten

Je hebt het recht te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking ervan te beperken, de toestemming voor gegevensverwerking in te trekken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Hierover kun je contact opnemen met het Bureau door een e-mail te sturen naar info@meanders.nl.Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vraagt het Bureau je om een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Het Bureau reageert zo snel mogelijk op je verzoek.

Ook bij vragen of klachten over de wijze waarop het Bureau persoonsgegevens verwerkt, kun je contact opnemen met het Bureau door een e-mail te sturen naar info@meanders.nl.
Het is de intentie van het Bureau om klachten in overleg op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kun je je wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Versie 18 maart 2019